adding value @ work

Het is ook op Thomas More niet altijd rozengeur en maneschijn. Frustraties en problemen vragen om een oplossing en de wereldverbeteraar in mij probeert het om te zetten in iets positiefs, een charter deze keer.  

De mosterd haalde ik in een opleiding Aandachts- en Actiemanagement. Hoewel ik vorige week overliep van goesting om aan het werk te gaan, realiseerde ik me vrijdag dat ik nog niet bijster veel gerealiseerd had in die eerste week. De to-do lijst werd alleen maar langer en ik kwam niet aan de dingen toe die ik echt wilde doen. En dan kreeg ik de vraag: 'wat deed je dan wel?' 

Stilte______ en dan aarzelend 'mailen', 'overleggen' en uiteraard zijn de 'hoe was je vakantie-praatjes?' ook ten dele verantwoordelijk (eerlijkheid voor alles). Stel u voor: 40 vrouwen op een open landschapsbureau, of erger nog: 40 vrouwelijke psychologen bij elkaar... Gezellig wel daar bij ons, op het vijfde. 

De frustratie van vandaag is de overvolle mailbox die ik moeilijk onder controle krijg. Mails beantwoorden lijkt wel eens op dweilen met de kraan open. Het verwerken van mijn mails berooft me van energie en de inkomende mails leiden me af van andere taken. 

De gemiddelde werknemer is 13 uur per week bezig met mails lezen en beantwoorden? A big fat waste of time, want daardoor komen we niet toe aan 'echt werken'. 

Ik wil meer tijd om aan de belangrijke projecten te werken en minder tijd (en energie) verliezen en daarom zou ik graag een e-mailcharter opzetten. Ik moet mijn collega's nog overtuigen, ik begin alvast met mijn volgers.

Het charter 'Less is more' met 5 simpele aandachtspunten: 

• Stel jezelf steeds de vraag: is email de beste methode of zijn er betere alternatieven? (bellen, langslopen, wachten op het geplande overleg, ...)

• Zet een duidelijk onderwerp in je mail, zodat de ontvanger meteen weet waarover het gaat.

• Zorg voor een duidelijke opbouw van je mail. Kom snel tot de essentie en gebruik korte, kernachtige zinnen en opsommingen (geen brieven en geen discussies via mail). Maak duidelijk welke actie je verwacht van wie en tegen wanneer.

• Ga zorgvuldig om met vergaderverzoeken. Geen mails, maar een uitnodiging met bijlage en de agenda in de uitnodiging.

• Imponeren en informeren door CC's te gebruiken is uit den boze. Minimaliseer de CC's en zeker de BCC's. Als je denkt dat dat nodig is, is je werkplek misschien niet de juiste plaats voor jou. 

Ik ga de uitdaging aan, en ik voeg er nog aan toe dat ik vanaf vandaag mijn mailbox slechts 1 à 2 keer zal checken per dag. Weg met de afleiding, welkom aan 'de focus'. 

Een allerlaatste tip: plaats dit bij je handtekening onderaan je mail... Ik hoop dat je zo ook anderen kan overtuigen om mee te doen (en daar worden wereldverbeteraars blij van). 

Did you know the average person spends 13 hours a week just reading and processing email? I’m trying to reduce my personal ‘mail-time’ and adding value @ my work. That’s why I would like to ask you gently to think twice before sending an e-mail.